Notificación de Políticas y Prácticas de Confidencialidad



Efectivo a partir de: 14 de abril de 2003

ESTA NOTIFICACION DESCRIBE LA MANERA EN QUE SU INFORMACION MEDICA PUEDE SER UTILIZADA Y PUBLICADA, Y LA MANERA EN QUE USTED PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACION.
POR FAVOR LEA ESTA NOTIFICACION CUIDADOSAMENTE.

Esta Notificación de Políticas y Prácticas de Confidencialidad describe cómo el St. Jude Children's Research Hospital, su personal médico, empleados, voluntarios y clínicas pueden utilizar y divulgar o publicar información protegida acerca de su salud (PHI- Protected Health Information- por sus siglas en inglés) para efectos de tratamientos, pagos y trámites de servicios de salud, y para otros propósitos que sean permitidos o requeridos por la ley.

 

I. NUESTRAS RESPONSABILIDADES
El St. Jude considera la privacidad y la información médica de su hijo con seriedad y confidencialidad. La ley requiere que nosotros mantengamos la privacidad de su información médica y que le proporcionemos esta Notificación de Políticas y Prácticas de Confidencialidad.

Nos reservamos el derecho de cambiar esta Notificación de Políticas y Prácticas de Confidencialidad así como el hacer efectiva cualquier nueva Notificación de Políticas y Prácticas de Confidencialidad, cubriendo toda la información protegida de salud que nosotros mantenemos. Cualquier nueva Notificación de Políticas y Prácticas de Confidencialidad será  publicada en el  área de registro para los pacientes, en nuestro sitio de Internet (www.stjude.org), y estará  disponible para usted en su próxima cita.


II. ¿QUE ES "INFORMACION PROTEGIDA DE SALUD / (PIH-PROTECTED HEALTH INFORMATION)"?
La información protegida de salud (PIH) es información médica demográfica e individual, perteneciente al paciente y que lo puede identificar como tal. Es información referente a la salud o condición física y mental del paciente, pasada,  presente o futura, y a otros servicios de salud relacionados.


III. ¿QUE INCLUYE "TRAMITES DE SERVICIOS DE SALUD"?
Los trámites de servicios de salud incluyen actividades tales como la comunicación entre proveedores de servicios de salud, que llevan a cabo actividades de mejoramiento de servicio y control de calidad; el realizar preparativos de viaje desde el St. Jude o al St. Jude; la coordinación de hospedaje temporal, evaluación de requisitos, cualidades y desempeño del personal médico; el entrenamiento de futuros profesionales en el  área de la salud; realizar contratos con las compañías aseguradoras, tales como llevar a cabo revisiones médicas y  auditorías de servicios; recopilar y analizar información por anticipado o para ser utilizada en procedimientos legales; así como funciones administrativas y de negocios en general.


IV. ¿COMO ES UTILIZADA LA INFORMACION MEDICA?
El St. Jude utiliza los archivos médicos como una manera de almacenar información de salud, para la planeación del cuidado y tratamiento de los pacientes, y como una herramienta para realizar trámites de rutina. Su compañía de seguros puede solicitar información de algún procedimiento o diagnóstico que nosotros necesitamos entregar para poder cobrarle a la compañía de seguros por el tratamiento que nosotros le brindamos al paciente. Otros proveedores de servicios o planes de salud que revisen o tengan acceso a sus archivos médicos, deben de seguir las mismas leyes y regulaciones de confidencialidad que sigue el St. Jude.

Los archivos médicos de los pacientes también son una herramienta muy útil para nuestros científicos, ya que les permiten identificar el mejor tratamiento posible para ciertas enfermedades y condiciones médicas. Todos los científicos del St. Jude deben de adherirse a las mismas leyes y reglamentos a las que se adhieren otros prestadores de servicios de salud, para asegurar la privacidad y confidencialidad de la información del paciente. Cualquier información que pueda ser utilizada para identificar a los pacientes no estará  disponible para propósitos de investigación para ninguna persona fuera del St. Jude sin una autorización por escrito de parte del paciente, de sus padres o su tutor legal.
      

V. EJEMPLOS DE MANERAS EN QUE LA INFORMACION MEDICA PUEDE SER UTILIZADA PARA FINES DE TRATAMIENTO, PAGOS O TRAMITES DE SERVICIOS DE SALUD.


VI. ¿PORQUE TENGO QUE FIRMAR UNA FORMA DE AUTORIZACION?

Cuando usted, como paciente o el padre o tutor del paciente, firma una forma de autorización, usted le está  otorgando permiso al St. Jude para utilizar y divulgar información protegida de salud para efectos de tratamiento, pagos y trámites médicos y de servicios de salud. Esta autorización no incluye notas de psicoterapia, información psicosocial, archivos que contengan información acerca de problemas y tratamientos para el alcoholismo y abuso de drogas, y otras categorías privilegiadas de información que requieran de una autorización adicional. Usted tendrá que firmar una autorización adicional para que su información protegida pueda ser publicada o divulgada por otras razones o para otros propósitos que no estén relacionados con algún tratamiento, pagos o trámites de servicios de salud.


VII. ¿QUE SON NOTAS DE PSICOTERAPIA?

Las notas de psicoterapia son notas tomadas o almacenadas (en cualquier medio: escrito, cinta de audio, videocasete, etc.) por un médico o profesional del  área de salud mental, que documenta o analiza el contenido de conversaciones durante una consulta o sesión privada o en grupo, o una sesión de terapia familiar que no forman parte del resto de los archivos médicos del paciente. Las notas de psicoterapia excluyen recetas de medicamentos, monitoreo, el tiempo de inicio y término de las sesiones de terapia, tipos y frecuencia de los tratamientos, resultados de estudios clínicos, y cualquier resumen de lo siguiente: diagnósticos, estatus funcional, el plan de tratamiento, síntomas, pronósticos médicos, y el progreso del paciente a la fecha.


VIII. ¿QUE ES INFORMACION PSICOSOCIAL?

Información psicosocial es información que su trabajador/a social le proporciona a usted acerca de la historia social de su familia y acerca de los servicios de terapia que usted ha recibido.


IX. ¿POR QUE TENGO QUE FIRMAR UNA FORMA DE AUTORIZACION ADICIONAL?

Para que se pueda publicar o divulgar información protegida de salud, por cualquier otra razón que no sea por tratamiento, pagos o trámites de servicios de salud, nosotros debemos de tener una forma de autorización firmada por el paciente, sus padres o su tutor. La forma debe de explicar claramente la manera en que el paciente, padres o tutor desean que la información sea utilizada o publicada. A continuación encontrará  algunos ejemplos de tipos de información que requieren de una forma de autorización adicional:


X. ¿PUEDO CAMBIAR DE OPINION Y REVOCAR O CANCELAR UNA AUTORIZACION?

Usted puede cambiar de opinión y cancelar una autorización, excepto cuando (1) la informacion ya fue utiliza da antes que usted indigue su cancelacion, (2)  la información es necesaria para mantener la integridad de un estudio o investigación, (3) la autorización fue obtenida como una condición o requerimiento para obtener cobertura por parte una compañía aseguradora. Todas las solicitudes para cancelar o revocar una forma de autorización deben de hacerse por escrito.


XI. INCLUSION EN EL DIRECTORIO DEL HOSPITAL

El St. Jude puede incluir cierta información limitada acerca del paciente en nuestro directorio mientras el paciente esté bajo tratamiento en el hospital. Esta información puede incluir el nombre del paciente, dónde se encuentra en el hospital, condición general del paciente y afiliación religiosa. La ubicación del paciente en el hospital puede incluir información para el Target House, Ronald McDonald House y hoteles de la localidad. Esta información puede ser proporcionada a miembros del clero, excepto información acerca de afiliación religiosa, y a otras personas que soliciten el nombre del paciente. Por ejemplo, si el St. Jude recibe una solicitud sobre información de algún paciente y la persona que llama pregunta por el nombre del paciente, el St. Jude intentará  transferir la llamada al sitio en el que se encuentre el paciente, o podremos proporcionar el número telefónico de la recepción del Ronald McDonald House, Target House y hoteles de la localidad, según sea el caso. Si usted no desea que su información aparezca en el directorio del hospital, por favor solicite una forma de "Directory Opt Out Form" (solicitud para no ser incluído en el directorio) en la oficina del "Privacy Officer" (Oficial de Privacidad) del St. Jude.


XII. INTERCAMBIO/DISTRIBUCION DE INFORMACION CON SOCIOS CORPORATIVOS DEL ST. JUDE

Existen algunos servicios prestados por el St. Jude a través de contratos con socios corporativos. Ejemplos de estos servicios incluyen servicios de cobro, traducciones, preparativos de viaje y la coordinación del alojamiento temporal para los pacientes. Cuando estos servicios son contratados, nosotros podremos proporcionar su información médica a los negocios y empresas con los que estamos asociados para que ellos puedan realizar el trabajo que les corresponde. Para proteger su información médica, nosotros requerimos en los contratos que nuestros socios se adhieran a las mismas leyes de confidencialidad a las que está  sujeto el St. Jude.


XIII. ¿BAJO QUE CIRCUNSTANCIAS NO SE REQUIERE MI AUTORIZACION?

La ley requiere que cierta información sea publicada o divulgada sin su autorización bajo las siguientes circunstancias:


XIV. SUS DERECHOS DE PRIVACIDAD

A continuación se presenta una declaración de sus derechos con respecto a su información protegida de salud, además de una breve descripción acerca de cómo usted puede ejercer estos derechos.

1. Usted tiene el derecho de inspeccionar y solicitar copias de su información médica/de salud.
Esto significa que usted puede inspeccionar y obtener copias de su información protegida de salud (PIH) que se encuentra almacenada en un "archivo designado" por el tiempo en el que nosotros mantengamos esa información. Un archivo designado contiene información médica, acerca de pagos y otro tipo de información que el St. Jude utiliza para tomar decisiones en cuanto a su salud. Sin embargo, usted no podrá  inspeccionar o copiar los siguientes archivos: notas psicosociales y de psicoterapia; información utilizada u obtenida con anticipación razonable de alguna acción o procedimiento civil, legal o administrativo, y cierta información que esté sujeta a leyes que prohíben el acceso a esa información. Dependiendo de las circunstancias, una decisión para negar el acceso a su información puede ser reevaluada. En algunos casos, usted puede tener el derecho de solicitar que la decisión sea reevaluada. Por favor contacte a nuestro "Privacy Officer" (Oficial de Privacidad) si usted tiene alguna pregunta acerca del acceso a sus archivos médicos.

2. Usted tiene el derecho de solicitar una restricción para su información médica.
Esto significa que usted puede solicitar que nosotros restrinjamos o limitemos la información médica que nosotros utilizamos o divulgamos para efectos de tratamiento, pagos o trámites de servicios de salud. El St. Jude no está obligado a aceptar su solicitud para restringir su información médica. Nosotros le notificaremos si hemos rechazado su solicitud. Si nosotros aceptamos su solicitud, nosotros no podremos utilizar o divulgar su información protegida de salud en violación de esta restricción a menos que sea necesario para proveer tratamiento de emergencia. Usted puede solicitar una restricción contactando a nuestro Oficial de Privacidad.

3. Usted tiene el derecho de solicitar el recibir comunicaciones confidenciales por medios alternos o en locaciones alternas.
Nosotros podremos aceptar ciertas solicitudes razonables. También podremos condicionar estas solicitudes requiriendo que usted nos proporcione otra dirección o medio por el que podamos contactarnos con usted. Nosotros no le pediremos ninguna explicación acerca de su solicitud. Las solicitudes deben de hacerse por escrito y presentarse a nuestro Oficial de Privacidad.

4. Usted tiene el derecho de solicitar cambios o revisiones a su información médica/de salud.
Esto significa que usted puede solicitar cambios o revisiones en su información protegida de salud en un archivo designado por el tiempo en que nosotros mantengamos esta información. En algunos casos, podremos rechazar su solicitud. Si nosotros rechazamos su solicitud, usted tiene el derecho de presentar una declaración de desacuerdo a nuestro Oficial de Privacidad, y nosotros prepararemos una objeción  a su declaración y le proporcionaremos una copia por escrito de esta objeción. Si usted desear cambiar o revisar su información, por favor contacte a nuestro Oficial de Privacidad. Todas las solicitudes deberán de presentarse por escrito.

5. Usted tiene el derecho de recibir un listado de las ocasiones en las que su información médica/de salud ha sido publicada o divulgada.
Usted tiene el derecho de solicitar un listado de las ocasiones en las que el St. Jude ha publicado o divulgado su información protegida de salud. Este derecho se aplica a las publicaciones hechas por razones no relacionadas a tratamiento, pagos o trámites de servicios de salud, según lo descrito en esta Notificación de Políticas y Prácticas Confidencialidad. Nosotros tampoco estamos obligados a proporcionarle o informarle acerca de las ocasiones en que usted solicitó que se publicara o divulgara su información, de las publicaciones que usted autorizó por escrito, de la información utilizada en el directorio del hospital, información proporcionada a familiares o amigos involucrados en su tratamiento, u otro tipo de declaración o divulgación de información que nosotros podemos hacer sin su autorización. La solicitud de estos listados debe de hacerse por escrito y presentarse a nuestro Oficial de Privacidad. Nosotros no estamos obligados a proporcionarle listados de publicaciones o declaraciones de su información que hayan sucedido antes del 14 de abril de 2003. Estas solicitudes no podrán hacerse por períodos de tiempo que excedan a seis años.

6. Usted tiene el derecho de recibir una copia por escrito de esta Notificación de Políticas y Prácticas de Confidencialidad.


XV. ¿QUE PUEDO HACER SI TENGO UNA PREGUNTA/QUEJA?

Si usted tiene alguna pregunta acerca de sus derechos de confidencialidad y privacidad, por favor comuníquese con el Oficial de Privacidad del St. Jude al teléfono (901) 495-2341. Si usted cree que sus derechos de confidencialidad han sido violados/quebrantados, usted puede presentar una queja al Oficial de Privacidad del St. Jude llamando al teléfono (901) 495-2341, o a nuestra línea confidencial (901) 495-4754 (en inglés), o enviando un correo electrónico a la siguiente dirección: preguntas@stjude.org, o comunicándose con el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Usted no será  penalizado por presentar una queja o demanda. La dirección del Departamento de Salud y Servicios Humanos es:


Office of Civil Rights
U.S. Department of Health and Human Services
Atlanta Federal Center
Suite 3B70
61 Forsyth St., S.W.
Atlanta, GA 30303-8909

Teléfono (404) 562-7886
Fax         (404) 562-7881
TDD        (404) 331-2867
www.hhs.gov/ocr/hipaa

 

Revisado en mayo de 2005